Organisatiestructuur wijkgemeente Wilhelminakerk

Klik hier voor de volledige pdf-versie van onderstaande organisatiestructuur.

Coördinatoren:
Eredienst: ds. Ries van der Zouwen
75 plus: Irene Verschoor
30-75 jaar: Jeanette Klop
20-35 jaar (“ Jong volwassenen ”): Bram Naaktgeboren en Hanneke de Jong
6-20 jaar (“Jeugd”): Janet Verhoeven
Dienst in de samenleving: Anneke van Bleek
Vorming & Toerusting: Margot Schouten
Administratie & Communicatie: Nellie Koegler
Gebouw & Financiën: Henk Nobel

Toelichting op de organisatiestructuur

Opgesteld door: Rinald van der Wal, voorzitter van de kerkenraad (april 07 )

Het is al weer enige jaren geleden dat de wijkgemeentes van Stephanuskerk, Noorderkerk en Wilhelminakerk fuseerden tot een nieuwe wijkgemeente. In die periode is er een manier van werken ontwikkeld die recht deed aan de manier waarop de wijken tot dan toe gewend waren te werken en waarin ook de samenwerking tot zijn recht kwam. Deze manier van werken doet het tot op de dag van vandaag goed. Heel goed zelfs. Binnen de wijkgemeente van de Wilhelminakerk zijn er ongelofelijk veel groepen actief die allemaal een taak hebben en die elkaar overwegend goed weten te vinden. Toch zijn er redenen om in deze situatie eens goed te kijken naar de wijze waarop onze wijkgemeente is georganiseerd.

We noemen er een aantal:

• In de jaarlijkse zoektocht naar ambtsdragers zitten we soms vast in een star systeem met vacatures en kan het voorkomen dat we in een wijk geen ambtsdrager kunnen aanstellen, ondanks het feit dat we een hele grote kerkenraad hebben;
• Gemeenteleden die ouderling willen worden en beschikken over wijkoverstijgende gaven, kunnen maar met grote moeite worden ingepast in het bestaande systeem terwijl hun inzet soms als zeer wenselijk wordt ervaren;
• De laatste jaren zien we meer en meer dat ouderlingen en diakenen zich allen bezig houden met zorgtaken; voor gemeenteleden. Uiteraard doen ze dat vanuit verschillende invalshoeken, maar zeker binnen de wijkteams wordt waargenomen dat de werkzaamheden van ouderlingen en diakenen zich richten op de zelfde personen, waarbij het soms moeilijk is om een scherp onderscheid te maken tussen pastoraat en diakonaat;
• Het is voor mensen die nog niet echt zijn ingewijd in het reilen en zeilen van de Wilhelminakerk moeilijk om overzicht te krijgen over de verschillende groepen, instituten, verantwoordelijken, kringen, bijeenkomsten en dergelijke. Wanneer je de wijkinfo doorleest gaat het na verloop van tijd duizelen, zoveel groepen zijn er actief. Daarbij komt dat de noodzaak om helder te kunnen communiceren over onze gemeente toeneemt. We hebben te maken met nieuwe gezichten in de eredienst en bij de activiteiten van Wilactief, kindernevendienst, en JV netwerk;
• Zo nu en dan worden we ook geconfronteerd met de nadelen van een vrijwilligersorganisatie en is het onduidelijk wie er nu eigenlijk voor een bepaald onderwerp echt verantwoordelijk is.
  

• De wisselende taakopvattingen bij de wijkteams. Op zich is dit niet verwonderlijk. Wijkteams zijn zeer kleinschalige eenheden, waarin niet altijd alle benodigde talenten vertegenwoordigd zijn. Daarbij worden de teams geconfronteerd met een grote diversiteit aan vraagstukken, die zich kunnen uitstrekken van de eenzame bejaarde tot de zoekende jongere.
• Er is soms onduidelijkheid over de afstemming van bezoek tussen contactdienst, wijkteam en predikant.
• Er is een onduidelijke prioriteiten stelling in het pastoraat. Er lijkt een situatie te bestaan waarbij 90 procent van alle aandacht uitgaat naar de groep 75+. Is deze verdeling van de aandacht een bewuste keuze. Is de vraag: ‘wie wordt bezocht op basis van welke vraag’ expliciet aan de orde? Het lijkt van niet.
• Er is onduidelijkheid over de rol van de professionele krachten bijv. rond bezoek van ouderen bij verjaardagen.
• Er is de wenselijkheid van toerusting van de werkers in het veld rond de grote vragen waar zij mee geconfronteerd worden. Het is echter de vraag of het wenselijk en uitvoerbaar is om alle werkers toe te rusten voor alle vragen die zij in het veld tegen zouden kunnen komen. Een meer gerichte benadering lijkt gewenst.
• Er is sprake van eenveranderde vraag bij veel gemeenteleden, die persoonlijk bezoek vaak niet echt meer op prijs stellen.
• Enzovoort.

Denken over pastoraat is onlosmakelijk verbonden met de visie op gemeente zijn en de droom die je hebt als gemeente in die drie cirkels: omgang met God, omgang met elkaar, omgang met de wereld. We hebben er in onze gemeente voor gekozen om vanuit de middelste cirkel te denken. Vanuit en in de omgang met elkaar God en de wereld ter sprake brengen en laten komen. Om de infrastructuur van de binnenste cirkel te verbeteren is de afgelopen periode een aantal stappen gezet (denk aan Wilvaardig, welkomstcommissie e.d.).

Al deze waarnemingen zijn voor het moderamen aanleiding geweest om een opnieuw na te denken over de wijze waarop de Wilhelminakerk is georganiseerd en hoe binnen die organisatie inhoud wordt gegeven aan pastoraat en diaconaat. In deze notitie wordt een eerste voorstel omschreven.

Organisatiemodel in hoofdlijnen
Een nieuw organisatiemodel moet voldoen aan twee doelstellingen. Te weten:

1. Het opnieuw organiseren van pastoraat en diaconaat rondom de ‘zorgtaken voor gemeenteleden’. De nieuwe organisatievorm moet passen bij deze tijd en leiden tot werkwijze met grote betrokkenheid, meer duidelijkheid, meer effectiviteit en een zekere professionaliteit. In principe hebben we het daarbij over het ‘omzien naar elkaar en naar de samenleving’.
2. Het beter structureren van de interne organisatie waarmee meer overzichtelijkheid en duidelijkheid wordt gecreëerd.

• Eredienst
• ‘zorgtaken die gericht zijn op onze eigen gemeenteleden’ (pastoraal en diakonaal). Daarbij wordt een onderverdeling gemaakt naar:
  
  • Ouderen (75+)
  • Volwassenen (groep 30-75)
  • Jong Volwassenen (20-35)
  • Kinderen (4-20)
• Dienst in de Samenleving
• Vorming en Toerusting
• Kinderen (4-20)
• Faciliteiten en gebouw, hierbij wordt onderscheid gemaakt naar:
  • Administratie en communicatie
  • Gebouw en financiën

De kerkenraad blijft in zijn huidige vorm bestaan als vergadering van predikanten en pastor, ouderlingen, diakenen en pastoraal medewerkers. Het moderamen is en blijft een onderdeel van de kerkenraad dat fungeert als ‘dagelijks bestuur’.

Omzien naar gemeenteleden en de samenleving
De grootste organisatorische aanpassing is doorgevoerd in de kolommen die betrekking hebben op de ‘zorgtaken’ naar onze eigen gemeenteleden. In deze structuur wordt de pastorale en diaconale zorg naar deze leden niet meer geografisch maar (primair) naar leeftijd ingedeeld. In deze nieuwe indeling is er derhalve geen sprake meer van wijkteams, maar van doelgroepteams die een gerichte benadering kunnen ontwikkelen naar mensen die allemaal in een bepaalde fase van het leven zijn. Twee van de vier kolommen kennen we al. Dit zijn de kolommen die gericht zijn op de jeugd en de jong volwassenen. Aan dit principe voegen we twee kolommen toe. Ouderen (75+) en Volwassenen. Binnen de groep ouderen zal ook de contactdienst het overgrote deel van haar werkzaamheden verrichten. Binnen de groep Volwassenen bestaat de mogelijkheid om speciale programma’s te ontwikkelen voor bijzondere groepen (zonder deze te stigmatiseren). We denken daarbij aan alleenstaanden, mensen met een verstandelijke beperking, etc.
In elk van de kolommen werken ouderlingen, diakenen en pastoraal medewerkers samen. Zij worden op verzoek geassisteerd door de contactdienst.

Het pastoraat en diaconaat door ambtsdragers wordt ingericht vanuit de gedachte dat je het omzien naar gemeenteleden kunt beschouwen als een ‘gebouw’ van drie verdiepingen.

• Het omzien naar elkaar is een taak voor ieder binnen een christelijke gemeenschap. Op de vraag ‘ben ik de hoeder van mijn broeder/zuster’ mag een hartelijk ‘ja’ klinken. Dit is de basis van alle pastoraat. Het fundament waar de volgende lagen opgebouwd zijn. In een gemeenschap waar dit niet of gebrekkig functioneert, zijn de andere vormen van pastoraat gedoemd om met krukken te lopen.
• De ambten zijn in wezen een verbijzondering van dit ambt ‘aller gelovigen’. Ouderlingen en diakenen hebben een eigen verantwoording in het geheel. Zij hebben bijzondere taken en verantwoordelijkheden. Zij maken deel uit van het georganiseerd pastoraat zoals dat langzamerhand vorm heeft gekregen in de wijkteams.
• de derde laag is die van de professionele krachten. Van hun deskundigheid wordt gebruikt gemaakt bij de organisatie van het pastoraat; als pastor pastorum; pastoraat bij crisissituaties en bij specifieke pastorale vragen.

• De liturgiecommissie
• De creche
• De kindernevendienst
• De tienerdienst
• De cantorij
• De korenmaat
• Etc.

In de kolom Vorming en Toerusting vindt de coördinatie plaats van kringen, gespreksgroepen, activiteiten en dergelijke. In de huidige constellatie betreft het de activiteiten van Wilactief. Ook deze kolom heeft een coördinator. De kolom manifesteert zich vooral door middel van het programma, waarvoor diverse inleiders kunnen worden ingeschakeld. Het is de verwachting dat er in een nieuwe situatie sprake zal zijn van een betere interactie tussen doelgroepteams en Vorming en Toerusting, doordat ook de doelgroepteams gestimuleerd worden om na te denken over innovatieve manieren van benaderen, wat kan leiden tot kringen en groepen.

In de kolom administratie en communicatie worden alle groepen georganiseerd die zich met deze processen bezig houden. De speciale zorg voor deze groepen ligt bij de scriba. Voorbeelden van groepen in deze kolom zijn:

• De ledenadministratie
• De website
• Wilvaardig
• De nieuwsbrief
• Contacten met de kerkbode
• Etc.

• de koster en de kostersploeg
• de wijkkas
• de schoonmaakploeg
• de interieurcommissie
• de coördinatie van de kerkbalans

Organisatorische uitwerking
Uiteraard moet onze nieuwe manier van organiseren passen binnen de kerkorde. Onze ambtsdragers worden bevestigd als ouderling, diaken of pastoraal medewerker. Het onderscheid tussen ouderlingen, diakenen en pastoraal medewerkers is ook in de toekomst scherp waar te nemen in de eredienst.

Ouderlingen en diakenen blijven hun huidige taken uitvoeren en pastoraal medewerkers hebben in principe geen taak in de eredienst. Personen die als ouderling worden bevestigd kunnen vervolgens een taak krijgen in elk van de kolommen. Ook kan het voorkomen dat een ouderling in meer dan één kolom actief is. Personen die als diaken worden bevestigd houden zich bezig met het omzien naar gemeenteleden en met de dienst in de samenleving. Echter, wanneer ouderlingen en diakenen beide in de betreffende kolommen actief zijn, zal het onderscheid tussen ouderling en diaken vaak niet zo scherp waar te nemen zijn.

Elke kolom maakt ieder jaar een eenvoudig jaarplan, waarin ze aangeven welke resultaten zijn bereikt en welke prioriteiten er in het komende jaar zullen worden aangebracht. Dit jaarplan zal worden besproken in de kerkenraad.

De professionele krachten zullen zich in de beginperiode vooral inzetten voor de begeleiding van de verschillende doelgroepteams, naast reguliere activiteiten in de eredienst, (crisis)pastoraat, vorming en toerusting.

We werken met streefgetallen voor wat betreft het aantal ambtdragers. Het streefgetal wordt bepaald als het aantal personen dat we nodig hebben om deze organisatie goed te laten functioneren. Bij het zoeken naar ambtsdragers gaan we in de nieuwe situatie meer op zoek naar inzet en capaciteit, dan naar specifieke invulling van vacatures.

Voor wat betreft de vergaderingen in de nieuwe situatie is het volgende beeld ontstaan:

• Kerkenraad: 6x per jaar
• Moderamen: 6x per jaar
• Doelgroepenteams: 4x per jaar
• Diaconie (dienst in de samenleving): 6x per jaar . Deze vergaderingen staan open voor alle diakenen en we gaan er vooralsnog van uit dat alle diakenen ook deze vergaderingen zullen bijwonen
• Toerustingsavonden doelgroepteams: ad hoc (op verzoek en eventueel ook in het kader van het V en T programma.